§ 5ust — rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

§ 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815 ). Podatnicy i podmioty nadają cy lub odbierający osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnicy zgłaszają cy dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego. A. MIEJSCE I CEL SKŁADANIA

5. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego

6. Cel złożenia formularza (zaznaczyć właściwy kwadrat): ❑ 1. nadanie uprawnień 2) ❑ 2. odebranie uprawnień 3) ❑ 3. odebranie wszelkich nadanych uprawnień 4) ❑ 4. zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej podatnika 5) B. DANE PODATNIKA LUB PODMIOTU, KTÓRY SKŁ ADA ZAWIADOMIENIE B.1. DANE IDENTYFIKACYJNE * – dotyczy podmiotu niebędącego osobą fizyczną ** – dotyczy podmiotu będącego osobą fizyczną

7. Rodzaj podmiotu (zaznaczyć właściwy kwadrat): ❑ 1. podmiot niebędący osobą fizyczną ❑ 2. organ egzekucyjny 6) ❑ 3. osoba fizyczna 7)

8. Nazwa pełna* / Nazwisko, pierwsze imię ** B.2. DANE KONTAKTOWE

9. Telefon 8)

10. E-mail 9) C. DANE OSOBY UPRAWNIONEJ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR C.1. DANE IDENTYFIKACYJNE

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

11. Rodzaj identyfikatora podatkowego (zaznaczyć właściwy kwadrat): ❑ 1. NIP ❑ 2. PESEL ❑ 3. brak identyfikatora 10)

12. Identyfikator podatkowy NIP / numer PESEL └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘

13. Nazwisko 14. Pierwsze imię 15. Data urodzenia 10) └────┴────┘ - └────┴────┘ - └────┴────┴────┴────┘

16. Rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość 10) 17. Numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość 10)

18. Kraj wydania dokumentu potwierdzającego toż samo ść 10) C.2. DANE KONTAKTOWE

19. Telefon 11)

20. E-mail 12) D. ZG Ł OSZENIE DANYCH UNIKALNYCH POWI Ą ZANYCH Z CERTYFIKATEM KWALIFIKOWANEGO PODPISU LUB KWALIFIKOWANEJ PIECZ Ę CI ELEKTRONICZNEJ NIEZAWIERAJ Ą CYCH NUMERU IDENTYFIKACJI PODATKOWEJ (NIP) I NUMERU PESEL

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

21. Dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej (SHA-256) 13) └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ └────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┴────┘ Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia …………….. r. (Dz. U. poz. …) Dziennik Ustaw – 13 – Poz. 1815 POLA JASNE WYPE Ł NIA PODMIOT SK Ł ADAJ Ą CY ZAWIADOMIENIE, POLA CIEMNE WYPE Ł NIA URZ Ą D. WYPE Ł NI Ć DU Ż YMI, DRUKOWANYMI LITERAMI, CZARNYM LUB NIEBIESKIM KOLOREM. ZAW-FA (3) 2/2 E. PODPIS PODATNIKA LUB PODMIOTU / OSOBY REPREZENTUJĄCEJ 14) 1

22. Nazwisko 23. Pierwsze imię

24. Stanowisko/funkcja 25. Podpis 2

26. Nazwisko 27. Pierwsze imię

28. Stanowisko/funkcja 29. Podpis 3

30. Nazwisko 31. Pierwsze imię

32. Stanowisko/funkcja 33. Podpis 4

34. Nazwisko 35. Pierwsze imię

36. Stanowisko/funkcja 37. Podpis Objaśnienia

1) Wypełnia się w przypadku złożenia więcej niż jednego formularza ZAW-FA.

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

2) Przez nadanie uprawnień należy rozumieć wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wskazanie kolejnej osoby fizycznej jest możliwe za pośrednictwem ZAW -FA po odebraniu uprawnień osobie fizycznej uprzednio wskazanej w cz ęś ci C. Dalsze uprawnienia nadawane przez osobę fizyczną wskazaną za pośrednictwem ZAW - FA są nadawane za pomocą oprogramowania interfejsowego (tj. elektronicznie) w Krajowym Systemie e-Faktur.

3) Przez odebranie uprawnień należy rozumieć odebranie uprawnień określonej osobie fizycznej, nadanych za pośrednictwem ZAW-FA.

4) Przez odebranie wszelkich nadanych uprawnień należy rozumieć odebranie wszelkich nadanych uprawnień, z wy łą czeniem uprawnień w ł a ścicielskich, których odebranie nie jest możliwe. W takim przypadku nie wypełnia się cz ęś ci C.

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

5) Zaznaczyć w przypadku zgłaszania: - danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy u życiu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA -256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika b ę d ą cego osobą fizyczną wymienioną w cz ęś ci B (tzw. odcisk palca certyfikatu podpisu kwalifikowanego) lub - danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, którąb ę dzie się posł ugiwał a osoba działają ca w imieniu podatnika niebę d ą cego osobą fizyczną wymienioną w cz ęś ci B (tzw. odcisk palca pieczę ci kwalifikowanej).

6) W przypadku organu egzekucyjnego zaznacza się również kwadrat „podmiot niebęd ą cy osobą fizyczn ą” .

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

7) Zaznacza się w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnikab ę d ą cego osobą fizyczną, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA -256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnikab ę d ą cego osobą fizyczną (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego).

8) Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe.

9) Adres e-mail podaje się obowiązkowo. Podatnik na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

10) Zaznacza się / wypełnia się w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego.

11) Podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe.

12) Adres e-mail podaje się obowiązkowo. Osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

13) Wypełnia się w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA -256, niezawierają cych numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego lub pieczę ci kwalifikowanej), gdy: - w polu nr 6 zaznaczono „zgł oszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej podatnika”; w takim przypadku nie wypełnia się cz ęś ci C, albo - w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień” , a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w cz ęś ci C nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wy łącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierają cy numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, albo - w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień” , a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w cz ęś ci C posiada wy łącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierają cy numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

W przypadku wypełnienia cz ęś ci D każ d ą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczę ci elektronicznej.

14) W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powy żej 4 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.