§ 4 — rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

§ 4. 1. Nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania, po weryfikacji posiadanych uprawnień.

2. Nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

2) w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, któremu jest nadawane lub odbierane uprawnienie:

a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu,

b) nazwy podmiotu,

c) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP); Dziennik Ustaw – 4 – Poz. 1815

3) w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:

a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numeru PESEL osoby fizycznej, a w przypadku nie- podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL – daty urodzenia osoby fizycznej,

b) imienia i nazwiska osoby fizycznej,

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

c) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania – w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,

d) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obli- czanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na al- gorytmie SHA-256 – w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL;

4) rodzaju uprawnienia;

5) w przypadku gdy podatnik ustanowił przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy – informacji o nadaniu lub odebraniu uprawnienia temu przedstawicielowi.

3. Nadanie oraz odebranie uprawnienia, o którym mowa w ust. § 3 ust. 1 pkt 3, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, wymaga podania:

1) numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim Unii Europejskiej, oraz

2) nazwy nabywcy towarów lub usług i jego adresu oraz:

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

a) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest osobą fizyczną – danych unikalnych powiązanych z certyfika- tem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i two- rzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz danych, o których mowa w ust. 2 pkt 3 lit. a–c, albo

b) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług nie jest osobą fizyczną: – danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej tego nabywcy, obli- czanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, albo – danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, do którego ten certyfikat należy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu krypto- graficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz nazwy i adresu podmiotu, do którego ten certyfikat należy – jeżeli ten certyfikat należy do podmiotu innego niż nabywca towarów lub usług.

4. Nadanie oraz odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez rolnika ryczałtowego wyma- ga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 116 ust. 3 ustawy. Oświadczenie to składa się za pomocą oprogramowania interfejsowego.

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

5. Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajo- wego Systemu e-Faktur przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych wskazanego przez rolnika ryczałtowego wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego.

6. Nadawanie oraz odebranie uprawnień podmiotowi upoważnionemu do wystawiania elektronicznych faktur ustruktu- ryzowanych wymaga podania nazwy podmiotu lub imienia i nazwiska osoby fizycznej oraz ich unikalnego identyfikatora w sieci Peppol.

7. Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną wskazaną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz

2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b i pkt 3 lit. b–d, oraz w przypadku niepodania numeru identyfikacji podat- kowej (NIP) lub numeru PESEL – daty urodzenia osoby fizycznej. Dziennik Ustaw – 5 – Poz. 1815

8. Nadanie oraz odebranie uprawnień osobom fizycznym, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3 lit. b, d i e oraz ust. 3 pkt 2, wymaga podania danych, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 3 i 4, oraz odpowiednio:

Uwaga: tekst ogłoszony bez tekstu jednolitego, zmieniany raz (ostatnio Dz.U. 2026 poz. 169); zmiany są w bazie osobno.

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP):

a) samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiato- wego lub urzędu marszałkowskiego,

b) członka grupy VAT;

2) unikalnego identyfikatora zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

9. Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podat- nika, o którym mowa w ust. 8 pkt 2, rozumie się identyfikator utworzony zgodnie z zasadami określonymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego, zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.